Bouwsteen 3: Het werk organiseren

We doen dat door (toekomstige) medewerkers voldoende ontwikkelingsperspectief te geven, door oog te hebben voor talenten, ambities, werkplezier en hen waar nodig te ondersteunen en faciliteren in het dagelijks werk, hen een breed leer- en ontwikkelprogramma en medewerkersvriendelijke roosters te bieden. Om antwoord te geven op de grote uitdaging meer cliënten te bedienen met minder middelen en de krappe arbeidsmarkt, kijken we naast competentiegericht werken ook naar een andere invulling van personeelssamenstelling zowel ten aanzien van opleidingsniveau als opleidingsachtergrond.

Het optimaal inzetbaar houden van onze medewerkers

Meer dan ooit zijn voldoende, goed gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers de sleutel om de groeiende zorgvraag te kunnen beantwoorden. Het werven en vooral behouden van medewerkers begint met goed werkgeverschap. Niet voor niets ziet Vereen dit als een van de leidende principes voor de transformatie. Wij willen naast alle bekende instrumenten een extra stap zetten om medewerkers centraal te stellen. Dat begint bij de vraag waar de medewerker behoefte aan heeft. Wat zijn, haar/zijn wensen en behoeften om veerkrachtig te blijven? Wat draagt bij aan zijn of haar werkplezier, zingeving en voldoening? Om vervolgens hier ook daadwerkelijk en concreet in samenwerking met de medewerker gevolg aan te geven.

Dat medewerkers zowel fysiek als mentaal gezond zijn en positieve energie en veerkracht hebben tijdens het werk, is ook een bepalende factor voor vitaliteit en werkgeluk. Dit begint met een goede balans tussen werk en privé. We hebben oog voor de privé-situatie van onze medewerkers en proberen samen tot passende werkafspraken te komen die daarop aansluiten. We zetten daarbij sterk in op gezond roosteren en het hebben van invloed op het eigen rooster. Duurzame inzetbaarheid is het optimaal inzetbaar houden van alle medewerkers gedurende hun gehele loopbaan, zodat zij met plezier en in balans, veilig, gezond en vitaal kunnen werken, nu en in de toekomst.

Visie op verzuim

Een onderdeel van duurzame inzetbaarheid is beleid omtrent verzuim. In 2024 is een visie op verzuim vastgesteld voor Vereen. Deze visie is vanuit een gedragsmatige benadering opgesteld en heeft als insteek dat de keuze om te verzuimen –niet de ziekte- wordt beïnvloed door oorzaken die niet direct zichtbaar zijn. Van de medewerker wordt hierin een proactieve rol verwacht. Van de leidinggevende wordt verwacht dat deze meedenkt in de mogelijkheden en oplossingen. Kortom: het gesprek met elkaar aangaan i.p.v. elkaar voor voldongen feiten stellen. In 2024 heeft Falke en Verbaan leidinggevenden getraind om deze gedragsmatige visie verder eigen te maken. Het aankomende jaar zullen ook medewerkers een verzuimtraining van Falke en Verbaan volgen.

Strategische personeelsontwikkeling

De transitie in de ouderenzorg willen we ook binnen Vereen gaan vormgeven. We willen van zorg naar leven en de regie bij de cliënten en bewoners laten. Als Vereen willen we het leven ondersteunen, dit vraagt andere inzet van ons personeel. Daarnaast zien we een vergrijzing, niet alleen van de inwoners van regio Zwolle, maar ook van ons personeelsbestand. Dit samen met de toenemende arbeidsmarkttekorten zorgt ervoor dat we op een andere manier naar ons personeelssamenstelling moeten kijken.  We kijken hierbij niet alleen naar hoeveel mensen we nodig hebben, maar ook welk type personeel hebben we nodig om de veranderende ondersteuningsvraag te kunnen beantwoorden. We streven naar de juiste mensen op de juiste plek en willen de kwaliteiten van ons huidige en toekomstige personeel optimaal inzetten. We gaan daarom methodisch aan de slag met strategische personeelsontwikkeling (SPO).

We doen dit op de volgende wijze:

Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding om het te vergroten of te openen in een nieuw tabblad. 

Deze methode doorlopen we in 5 werksessies.

1. Voorbereiding en toekomstanalyse
   Tijdens deze sessie zullen de strategische ambities en doelstellingen uit het fusiebusinessplan verder worden geconcretiseerd.
2. Het gewenste personeelsbestand
   Wat is ons gewenste personeelsbestand op basis van de concrete doelstellingen uit het fusiebusinessplan?
3. Het huidige personeelsbestand
   Hoe ziet ons huidige personeelsbestand eruit? Er wordt gekeken naar het aanbod van personeel en welke mogelijkheden om verder te ontwikkelen hier nog in zitten. Verder zal gekeken worden naar de leeftijdsopbouw, de verdeling van het aantal fte en de verdeling van vast en tijdelijk personeel.
4. Het verschil tussen het gewenste en huidige personeelsbestand
   Het gewenste en huidige personeelsbestand worden met elkaar vergeleken om te ontdekken wat knelpunten en aandachtsgebieden zijn.
5. Het opstellen van speerpunten en oplossingen voor de toekomst
   Op basis van de gevonden knelpunten en aandachtsgebieden gaan we tenslotte in de vijfde werksessie speerpunten en oplossingen voor de toekomst formuleren.

Het streven is om in september 2025 met de werksessies te beginnen. Op dit moment wordt bekeken wie vanuit de organisatie betrokken zullen zijn bij de werksessies.  De resultaten en opbrengsten van het traject worden vervolgens verwerkt in een strategische personeelsplanning en een daarop aangepast beleid Leren & ontwikkelen. Op deze manier blijven we flexibel inspelen op de veranderende ondersteuningsvraag én het veranderende aanbod op de arbeidsmarkt. Zo ondersteunen wij de inwoners van Zwolle bij het ouder worden op eigen wijze.

Zorgtechnologie en sociale innovatie

Technologische ontwikkelingen helpen ons om beter in te spelen op de toenemende zorgvraag en het tekort aan zorgpersoneel. Het doel is om technologieën te gebruiken die ouderen helpen langer zelfstandig te blijven, hun veiligheid vergroten en de zorg efficiënter maken. We richten ons op zorgtechnologie in het verbeteren van de kwaliteit van zorg en het verhogen van de efficiëntie binnen Vereen. Op dit moment werken we aan medicijnuitgifte doormiddel van dispensers, slim incontinentiemateriaal, ondersteunen van dag structuur en onderzoeken we andere toepassingen. Voor meer informatie, zie pagina 'Innovatie'. 

Naast technologische innovatie, zetten we ook in op sociale innovatie. Sociale innovatie betekent nieuwe ideeën, strategieën en organisaties die oplossingen bieden voor maatschappelijke problemen. Het gaat om het creëren van nieuwe diensten en producten die mensen helpen, participatie bevorderen en burgers versterken. Sociale innovaties zijn goed voor de samenleving en helpen om samen sterker te staan. Het is belangrijk om de zorg menselijker te maken en de sociale samenhang te versterken. Op dit moment werken we aan het creëren van een visie en plan van aanpak voor de toekomst van informele zorg binnen onze zorgprocessen.  

Technologische en sociale innovaties kunnen elkaar versterken. Door zowel medewerkers als bewoners te betrekken bij de ontwikkeling en implementatie van nieuwe technologieën, zorgen we ervoor dat de innovaties aansluiten bij de behoeften van iedereen.

 Het gebruik van hulpmiddelen 

In 2024 is het handboek hulpmiddelen voor Vereen vastgesteld. Een werkgroep, waarin collega’ s van verschillende zorglocaties, ergocoaches en ergotherapeuten in vertegenwoordigd waren, heeft samen met Meneer Kooi, leverancier van hulpmiddelen in de zorg, een voorkeursassortiment hulpmiddelen opgesteld. Bij de start van het traject is een 0-meting door Meneer Kooi uitgevoerd. Tijdens deze 0-meting zijn op alle locaties alle hulpmiddelen geïnventariseerd en beoordeeld of het hulpmiddel nog in goede staat was. Hierdoor is inzicht ontstaan in het totale hulpmiddelenpark en welke verouderde hulpmiddelen vervangen moeten worden.

Door middel van de 0-meting en het samenstellen van het voorkeursassortiment hulpmiddelen hebben we een beter beeld gekregen van de hulpmiddelen die we gebruiken en willen we ernaar toewerken dat er binnen Vereen altijd met dezelfde hulpmiddelen wordt gewerkt. Het handboek en het voorkeursassortiment zal ieder half jaar geëvalueerd worden. Daarnaast zal het handboek in 2025 verder worden uitgebreid met klein medische hulpmiddelen en een aparte bijlage met hulpmiddelen specifiek voor de revalidatie afdeling.

In onderstaande foto wordt het partnerschap tussen Vereen en Meneer Kooi bekrachtigd met een ondertekening. 

Medewerkerstevredenheidsonderzoek 

Juist in de tijd van toenemende arbeidskrapte willen we graag zo veel mogelijk medewerkers behouden. We vinden het daarom belangrijk om onze medewerker tevredenheid regelmatig te gaan meten en aan de slag te gaan met de resultaten.  Momenteel zijn we met verschillende partijen in gesprek om te kijken wie ons hierbij het beste kan ondersteunen.  Na de keuze voor een aanbieder zullen we het medewerkerstevredenheidsonderzoek in het najaar van 2025 uitzetten. We starten dan met een uitgebreide 0-meting en vervolgens zullen we periodiek zogenaamde pulse-onderzoeken uitvoeren op thema's zodat we de temperatuur van de organisatie blijven meten en goed kunnen inspelen op actuele thema's.

Inzet informeel netwerk/vrijwilligers

Naasten en vrijwilligers spelen een belangrijke rol in onze organisatie. Ze worden gezien als onmisbare schakels in de ondersteuning en het welzijn van cliënten. We richten ons daarbij op het werven van eigen vrijwilligers, maar sluiten waar mogelijk ook aan bij bestaande structuren (bijv. vrijwilligersorganisaties, kerken, etc.). Waar naasten de ondersteuning blijven bieden ongeacht de woonplek, werken de vrijwilligers op basis van een overeenkomst vanuit de organisatie. We streven naar een hechte samenwerking en een duurzame relatie tussen formele en informele zorg, waarbij vrijwilligers worden gefaciliteerd, geïnformeerd en gewaardeerd voor hun belangrijke bijdrage. We zetten in op een duurzame relatie met de naasten en vrijwilligers.

Leerlijn voor naasten en vrijwilligers  

Het aandeel van informele zorg door naasten en vrijwilligers zal de komende jaren gaan toenemen. Vereen wil dit faciliteren en ondersteunen door ook voor naasten en vrijwilligers leerlijnen te ontwikkelen. Inmiddels hebben we hiervoor een aantal e-learning modules ontwikkeld binnen ons leerplein. Deze modules zijn vooral ontwikkeld op thema’s als vocht & voeding, valpreventie, fysieke balans, probleemgedrag en samen zorgen (afstemming tussen de professionele zorg en de informele zorg). De e-learning module wordt opgevolgd door een klassikale bijeenkomst(en). De ervaringen zijn zeer positief. De komende periode zal de leerlijn binnen alle locaties worden uitgerold en verbreed naar een aanbod voor naasten. 

Medezeggenschap

We zijn regelmatig in gesprek met onze medezeggenschapsorganen, de Centrale Cliëntenraad en de lokale Cliënten/bewonersraden, de Ondernemingsraad en Vrijwilligersraad. Dit doen wij zoveel als mogelijk op een manier dat wij deze raden tijdig betrekken bij onze beleids- en besluitvorming. De raden voorzien daarop op hun beurt de organisatie van informatie over het perspectief van de bewoner, de client, de vrijwilliger en de medewerker. Wij streven daarmee naar wederkerigheid in het contact dat wij hebben met onze medezeggenschap. Voor meer informatie, bekijk de pagina 'Medezeggenschap'. 

Het grootste onderwerp waar onze medezeggenschapsorganen in 2024 mee bezig zijn geweest, is het hele traject rondom de fusie van Driezorg en Zonnehuisgroep IJssel-Vecht. De OR heeft o.a. advies uitgebracht over de onderwerpen innovatie, het roosterprogramma, intern communicatiekanaal en participatie & zeggenschap. Daarnaast heeft zij instemming verleend aan het rookbeleid, geharmoniseerde regeling beleid attenties en bijzondere gelegenheden, de klachtenprocedure, verzuimbeleid en het protocol zwangerschap en bevalling. Op dit moment wordt de OR betrokken bij de visie op duurzaamheid, het plan van aanpak Risico-inventarisatie & evaluatie en het opstellen van beleid omtrent sociale en psychologische veiligheid.

De Vrijwilligersraad is het afgelopen jaar bezig geweest met het updaten van het Vrijwilligersreglement. Verder is zij betrokken geweest bij sollicitatieprocedures van kandidaten voor de Raad van Toezicht en de nieuwe coördinatoren vrijwilligers en bij de nieuwe opzet van het proces Waardigheid en Trots. De Centrale Cliëntenraad is het afgelopen jaar betrokken geweest bij het opstellen van de clientreis.

Pioniersteam zeggenschap

Het is onze ambitie dat alle zorgprofessionals mee kunnen praten over de inhoud en koers van de organisatie. We werken toe naar een vorm van zeggenschap die duurzaam en toekomstbestendig is: een open cultuur, waarin elke mening telt, zodat we zeggenschap versterken en verankeren in iedere dag. We organiseren het proces, waarin die nieuwe vorm van zeggenschap gestalte krijgt, in co-creatie met zorgprofessionals zelf en gaan proefondervindelijk ervaren en leren welke vorm van participatie en zeggenschap het beste past. We zijn in 2024 gestart met een pioniersteam zeggenschap. Het gaat dan specifiek om zeggenschap m.b.t. het uitoefenen van het vak en expertise. Hierin verschilt het pioniersteam van de Ondernemingsraad (OR), waar het gaat om personele regelingen.

Dit team wordt opgeleid tot professionals in zeggenschap. Het team heeft een belangrijke rol in het stimuleren van open communicatie binnen de organisatie, zodat zorgprofessionals zich vrij voelen om ideeën, zorgen en feedback te delen. Zij begeleiden ook pop-upteams die op verschillende thema's een advies uitwerken en bespreken met de Raad van Bestuur. Vanuit ervaringen, die het pioniersteam en de pop-up teams vanaf de start opdoen, bouwen we continu verder aan het versterken van zeggenschap. We kijken naar de sterke punten en positieve ervaringen en analyseren succesvolle elementen. We geloven dat het versterken van wat goed gaat, een krachtige motor is voor groei en positieve verandering op zeggenschap binnen onze organisatie. Zo willen we de energie op het versterken van zeggenschap vasthouden.